三种电子发票“原件”格式,到底该选哪一种格式保存?

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 根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会 [2020] 6号)和《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》和《电子凭证会计数据标准》的通知,电子发票如果采用打印报销的方式进行报销,需要同时存档对应的电子发票原件。

 但是众所周知,目前电子发票主要有三种“原件”格式,但是在报销的时候到底该选择哪一种文件下载保存呢?一文告诉您:

1、数电发票

 目前,数电发票主要有两种:电子发票(普通发票)还是电子发票(增值税专用发票),细心的财务都会发现,在开具数电发票之后,都会显示三种格式的下载链接,点击可以选择该数电票的对应的版式文件。

 根据管理要求,数电票原件存档需以XML格式文件进行存档,也就是说,XML格式的文件才是该数电发票的原件。

 当然,基于XML格式文件的特性,如果单位是采取打印报销的方式进行报销入账,那么应该选择PDF或者OFD(二选一即可)下载打印报销,同时应下载XML格式的文件进行归档

 2、增值税电子专用发票

 增值税电子专用发票开具后一般会提供两种下载格式:OFD和PDF格式。

 根据文件管理要求,如需保存原件,需下载OFD格式文件进行保存,而之所以提供PDF格式文件版式预览(取名为PDF预览版下载),是因为OFD格式早期并未普及,一般的办公软件无法直接打开预览打印,提供预览版以方便打印报销。当然,现在主流的办公软件也已经支持直接打开预览打印了。所以增值税电子专用发票需要下载OFD格式文件进行存档

3、增值税电子普通发票

 这一类发票是比较容易搞错的。增值税电子普通发票提供了两种版式的原件,其中一类需要下载OFD格式的原件保存,另一类只需要下载PDF格式文件即可,具体区分如下:

 需要下载OFD格式存档的原件:

 这类发票和上一类增值税电子专用发票各版式文件一样,发票详情第一列显示为“项目名称”、右下角没有发票专用章。

 需要下载PDF格式存档的原件:

 这类发票版式内容与传统纸质的增值税普通发票一致,右下角加盖有发票专用章,发票详情第一列显示为“货物或应税劳务、服务名称”。

4、其他种类的电子发票

​ 除这几类发票以外,财务多还会收到其他各式各样的电子发票(或电子票据等),这些文件一般只提供PDF格式文件,你需要下载pdf文件存档即可。

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小企
  • 本文由 小企 发表于 2024年6月14日17:38:55
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匿名

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